Хранение исполнительных листов в организации где бухгалтерия на аутсорсинге

Документооборот между компанией-заказчиком и аутсорсером предусматривает не только обработку данных, создание документов, но и их хранение. Причем оно должно быть максимально безопасным. Если речь идет об электронных документах, хранение может быть организовано:

Второй важный этап регламентации – построение системы согласования, утверждения документов. Следует отметить, что при работе с аутсорсером рационально стремиться к минимизации этапов согласования. Это существенно упростит сотрудничество, оптимизирует процесс передачи и получения документов.

Что такое бухгалтерский аутсорсинг

2 этап — непосредственная работа по бухгалтерскому аутсорсингу
Клиент обязан своевременно предоставлять документы, чтобы компания-аутсорсер могла правильно сдавать отчетность и корректно рассчитывать уплату по налогам. Документация может быть:

• для работников – трудовой договор, приказы на командировки, отпуск или больничные и т. д.;
• для партнеров – счета, накладные, акты;
• проекты договоров с замечаниями и предложениями.

3 этап – расторжение договора
Если вы по какой-либо причине решили расторгнуть договор с компанией-аутсорсером, необходимо:

1. Получить доступ к базе данных, в которой хранятся все операции, проведенные в ходе бухгалтерского аутсорсинга.
2. Подать запрос в налоговую службу для того, чтобы убедиться в отсутствии долговых обязательств.
3. Забрать документацию и актуальную копию базы данных.

После заключения договора и NDA (соглашение о неразглашении) компания-заказчик и компания-аутсорсер становятся партнерами, которые обязаны содержать в тайне всю полученную в ходе работы информацию. При такой форме сотрудничества могут использоваться различные способы защиты данных. Кроме того, крупные провайдеры дорожат репутацией, а также постоянно подтверждают соответствие стандартам информационной безопасности.
При обращении к приходящему бухгалтеру повышаются риски передачи им информации конкурентам, так как один специалист может работать на несколько организаций.

Вся правда про бухгалтерский аутсорсинг

При выборе бухгалтерской компании поинтересуйтесь, под каких именно клиентов заточены ее процессы. Аутсорсинг бухгалтерского учета для ООО – слишком общая формулировка. Кто-то специализируется на обслуживании «упрощенцев», кто-то умеет обслуживать иностранные «дочки» и представительства, а кто-то стандартизировал свои учетные процессы под крупные компании со сложным учетом.

Поскольку содержать внутренних аудиторов довольно дорого, а человеческие ресурсы все равно ограничены, контрольные функции обычно автоматизируются (имеет смысл спросить у фирмы, которую вы потенциально рассматриваете, какие автоматизированные инструменты контроля у нее есть).

Печати, ЭЦП, ключи от торговых площадок и прочие аналогичные логины-пароли лучше оставить при себе руководителю . Ведь документ, подписанный электронной подписью Иванова В.В. директора ООО «Ромашка», сложно будет оспорить, если Иванов по наивности дал ЭЦП кому-то другому, а тот человек допустил ошибку и списал со счета вместо 10 000 рублей все 100 000, или подписался на аукцион, который заведомо компании не осилить (привет реестр недобросовестных поставщиков!).

И еще один простой совет руководителю аутсорсинговой компании, решившему принять на обслуживание нового клиента — узнайте истинную причину, почему главбух покидает компанию. Некоторые неохотно делятся такой информацией, но если вам удастся разговорить увольняющегося сотрудника, вы хотя бы будете готовы к трудностям и катаклизмам. К таким как: выездная налоговая проверка, неадекватность руководства, проблемы с оплатами.

Хранение исполнительных листов в организации где бухгалтерия на аутсорсинге

Регистрация исполнительного листа. Поступивший в организацию исполнительный документ нужно зарегистрировать в журнале исполнительных листов и передать бухгалтеру по начислению заработной платы под роспись. В тот же день нужно отправить судебному приставу-исполнителю обратное уведомление о получении документов. В уведомлении указываются входящий номер и дата поступления документа, телефон организации. Уведомление заверяется подписью бухгалтера и печатью организации, получившей исполнительный документ.

Автор обучающих курсов «Бухгалтерский учет для продвинутых», «Бухгалтерия и налоги для руководителя. Как проверить бухгалтера?», «Финансовый анализ для экспертов кредитных организаций», «Управленческий учет и бюджетирование». Сооснователь и Генеральный директор ПрофиРост, стаж профессиональной деятельности более 20 лет.

Ответственность за результат прописана в договоре. Аутсорсер несет ответственность за причинение вреда при оказании услуг. Он возлагает на себя все риски по возмещению ущерба от уплаты штрафов. Главное — проследите, чтобы эти пункты были в договоре.

Бухгалтерская фирма. Качество услуг в удаленной фирме может быть очень высоким: здесь есть специалисты разных профилей — бухгалтеры, юристы, налоговые консультанты. Пропишите ответственность в договоре. Стоимость услуг тоже будет ниже, чем при штатном сотруднике: она зависит от количества операций в месяц, числа сотрудников, налогового режима и региона организации. Обслуживание в удаленной компании отлично подойдет малому и среднему бизнесу.

Бухгалтерский аутсорсинг

1. Не нужно содержать штатных сотрудников отдела бухгалтерии, в это понятие входит не только зарплата и взносы, но и помещение, оргтехника, программы 1C или другие, их обновления и обслуживание.
2. Низкие риски приема на работу неопытного или неквалифицированного бухгалтера.
3. Почти исключен человеческий фактор: заказчик даже может не узнать, что у подрядчика сотрудник в отпуске, заболел или уволился.
4. Компенсацию за низкое качество услуг можно закрепить в договоре на бухгалтерское сопровождение. Если этого не сделать, взыскать деньги получиться через суд.
5. Не надо искать юристов и кадровиков, так как у тех, кто оказывает услуги по ведению бухучета, обычно есть такие специалисты.
6. Более высокая вероятность грамотной оптимизации налоговых платежей, так как бухгалтеры, которые ведут разные компании, на практике сталкиваются со всеми налоговыми режимами, они могут просчитать и предложить варианты снижения налоговой нагрузки без нарушения законодательства.
7. По договоренности возможна частичная передача функций, например, документы в учетную программу заводят у заказчика, а составлением и сдачей отчетности занимается подрядчик.
8. От аутсорсинга бухгалтерских услуг можно отказаться в любое время.

Всем предпринимателям и компаниям нужно платить налоги и сдавать отчетность. Для этого придется взять в штат одного или нескольких бухгалтеров, обратиться на аутсорсинг или вести учет самостоятельно в специальных сервисах. Мы расскажем, на что обратить внимание при выборе подрядчика, и о чем еще надо позаботиться при открытии бизнеса. А также подскажем, как найти ответы на вопросы без лишних временных затрат и ошибок.

– принимает решение о направлении обращения в Государственную инспекцию труда Ивановской области (г.Иваново, пр.Строителей,д.21) (в случае выявления фактов выплаты заработной платы ниже минимального размера заработной платы) либо Управление ФНС России по Ивановской области (г.Иваново, ул.Почтовая, 24) (в случае выявления выплаты заработной платы ниже среднеотраслевого размера заработной платы).Указанное обращение направляется в течение 3 календарных дней после дня проведения проверки бухгалтерии работодателя должника.

— проводить проверку правильности удержания и перечисления денежных средств по судебному акту, акту другого органа или должностного лица по заявлению взыскателя или по собственной инициативе. При проведении такой проверки организация – работодатель или иное лицо, указанные в ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве», обязаны представить судебному приставу – исполнителю соответствующие бухгалтерские и иные документы.

Войти на сайт

При емкости архивного короба 0,4 погонных метра документов, для размещения 45 погонных метров документов потребуется 113 коробов. При стоимости хранения одного короба 40 долларов в год, затраты фирмы в год на внеофисное хранение документов составят 4520 долларов.

Ущерб вследствие неуничтожения документов по истечении установленного срока хранения. Зарубежный опыт показывает, что многие клиенты хранят свои документы гораздо дольше, чем это требуется. В США, где внеофисное хранение существует уже давно, средний срок хранения короба с документами составляет 15 лет — при том, что принятые там обязательные сроки деловых документов не сильно отличаются от наших. Причина — плохо налаженная работа службы ДОУ, когда для того, чтобы уничтожить документы, их сначала нужно вернуть из хранилища и проделать ту самую работу по экспертизе ценности, которую следовало сделать до отправки документов на аутсорсинг.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг: на что обратить внимание

Предприниматели и руководители компаний вынуждены решать задачи, не связанные напрямую с развитием бизнеса. В частности, сдают отчётность и ведут учёт. Крупные компании для этих целей нанимают в штат специалистов. У малого и среднего бизнеса не всегда есть такая возможность, так как это экономически нецелесообразно. В этом случае оптимальным решением будет использование аутсорсинга бухгалтерских услуг, позволяющее сэкономить более 30 % расходов, по сравнению с использованием услуг штатного бухгалтера. Эта услуга удобна и тем, что в случае больничного или увольнения бухгалтера руководителю не придётся нанимать нового специалиста. Благодаря демократичной стоимости бухгалтерский аутсорсинг в Москве доступен любой компании или ИП.

В этом случае внешним специалистам-аутсорсерам передают часть функций бухгалтерии. К примеру, сторонняя компания может вести расчёт зарплаты, составление отчётности и представление деклараций в ИФНС. Штатные специалисты компании при этом продолжают выполнять остальные бухгалтерские функции. Этот вид аутсорсинга позволяет руководству освободить сотрудников бухгалтерии от рутинной работы. Также к нему обращаются, когда планируется сокращение персонала.

• функции ЦБ;
• права и обязанности сторон соглашения;
• меры ответственности за конкретные виды нарушений;
• указание лиц с правом подписи бухгалтерской документации;
• сроки предоставления в бухгалтерию первичных документов и их обработки;
• правила документооборота;
• особенности организации хранения документов и порядок работы с архивом.

ВАЖНО! В Законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» говорится о праве руководителя хозяйствующего субъекта самостоятельно принимать решение о том, как будет вестись учет в организации: своими силами, третьими лицами или специализированными компаниями на договорной основе (п. 3 ст. 7).

Войти на сайт

Большинство членов PRISM — американские компании, но есть и представители и от ряда других стран, включая Россию (компания «ОСГ Рекордз Менеджмент»). В ассоциации состоят и обе крупные корпорации, действующие в данной отрасли (Iron Mountain и Recall Corporation).

• Есть ли поставщика план действий на случай чрезвычайных ситуаций? Если есть, желательно с ним познакомиться (но поставщик может отказаться показать план, ссылаясь на коммерческую тайну или на вопросы безопасности). Сам факт наличия такого плана уже говорит о серьёзной работе фирмы в этом направлении.
• Какова политика поставщика в случае пожара, затопления и других неприятностей с документами? Какие меры по спасению уцелевших документов запланированы фирмой поставщиком (эвакуация, просушка документов, реставрация и т.д.)?
• Какой метод хранения документов одной организации применяется (все короба хранятся в одном месте, или же разбросаны случайным образом по хранилищу)? При недорогом внеофисном хранении чаще всего используется второй подход, это обусловлено технологией размещения и учета коробов, используемой поставщиком.
  Чтобы максимально плотно заполнить хранилище, поступающие документы в первую очередь помещаются в свободные ячейки в уже заполненных секциях хранилища, и только при отсутствии там свободных мест короба размещаются в новых, еще не заполненных секциях. При возврате временно изъятого короба его местоположение в хранилище чаще всего изменяется.
  Для клиентов такой способ хранения полезен тем, что в случае чрезвычайного происшествия в одной из секций они не потеряют все свои документы сразу.
• В какие сроки клиента известят о чрезвычайном происшествии? В случае частичного повреждения документов, будет ли у клиента возможность самостоятельно решить, стоит ли, и как, спасать документы — или же решение примет поставщик?
• Самое главное — уяснить для себя политику поставщика при возмещении убытков клиента в случае утраты документов.

Исполнительный лист на работника: как произвести и учесть в программе удержание

Возврат исполнительного листа. Если сотрудник, выплачивающий алименты, увольняется, то бухгалтер обязан незамедлительно сообщить об этом судебному приставу-исполнителю (статья 111 СК РФ) и возвратить ему исполнительный документ с отметкой о произведенных взысканиях (ст. Федеральный закон от 02.10.2007 № 229-ФЗ). В отметке о произведенных удержаниях бухгалтеру нужно указать:

Исполнительный лист по возмещению ущерба будет относиться к долгу второй очереди, а заносить и оплачивать его нужно тогда, когда по первоочередным документам удержание станет меньше 50 % заработка. А вот три исполнительных листа первой очереди нужно внести в программу таким образом, чтобы удержание по ним производилось одновременно пропорционально и не превышало 70%.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях организации, их сохранность возлагаются на руководителей этих подразделений. Приказом руководителя организации назначается работник, ответственный за ведение делопроизводства, который осуществляет в структурном подразделении учет и контроль прохождения документов в установленные сроки, информирует руководителя структурного подразделения о состоянии их исполнения и др.

Срок хранения исполнительных документов составляет 1 год после их исполнения и проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет после их исполнения (п. 199 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140; далее – Перечень).

• Accountor eInvoice Manager – онлайн-приложение, позволяющее значительно упростить обработку входящих счетов ( получение по email → автоматическое распознавание → подтверждение руководителем → оплата → архивирование ).
• Accountor Extranet – система для обмена документацией и коммуникации между клиентом и Аккаунтор. Это надёжный и безопасный инструмент, соответствующий требованиям GDPR.

Чтобы максимально упростить процесс передачи бухгалтерии и сделать его незаметным для клиента, мы проводим тщательную подготовку до заключения контракта. Наши специалисты оценивают текущее состояние системы бухгалтерского учёта и учётную политику и предлагают оптимальную схему передачи бухгалтерии, которая позволит сохранить непрерывность ведения бизнеса.

03 Апр 2021      urist46         126      

Похожие записи
• 
  Какой правильно брать заводской номер в автобусах с техпаспорта
• 
  Мошенники представляются приставами приходят домой
• 
  Как узнать действительна ли карта студента
• 
  Как отказаться от заявления о взыскании судебных расходов