Выставленные счета срок хранения

Срок хранения документов

Добрый день,
Вам отвечает эксперт Справочно-правового сервиса Норматив https://normativ.kontur.ru/
Хранение бухгалтерских документов осуществляется в течение срока, установленного законодательством, но не менее пяти лет. Конкретные сроки хранения первичных документов установлены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, а также в НК РФ и Федеральном Законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

В статье 23 НК РФ говорится, что документы, необходимые для целей расчета налогов (в т. ч. бухгалтерские документы), организация должна хранить в течение четырех лет. Это требование относится ко всем документам бухгалтерского и налогового учета, необходимым для исчисления и уплаты налогов, в том числе и к документам электронных систем документооборота между банком и клиентами (в частности, системы »Клиент-Банк»).

То есть существенных изменений в части обеспечения сохранности бухгалтерской отчетности в Перечне нет. Общий срок хранения документов бухгалтерского учета установлен 5 лет (ст.29 Закона № 402-ФЗ) при условии проведения ревизии по этим документам. Однако из этого правила есть исключения — саму годовую бухгалтерскую отчетность, аудиторские заключения по ней, полученные по годовой отчетности, хранятся постоянно.

К документам, полученным либо составленным, начиная с 18 февраля 2020 г., применяются обновленные сроки хранения. Никаких переходных положений приказ Росархива РФ не содержит. Поэтому по «старым» документам действуют сроки хранения, установленные приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. № 558.

Чтобы не подвергать себя и свое предприятие подобным рискам, а заодно и упростить себе задачу по созданию архива счетов, обращайтесь в компанию «Архивный Эксперт». Наши специалисты проверят имеющиеся в наличии бумажные экземпляры, выявят недостающие документы и выполнят подшивку в соответствии с актуальными нормативными требованиями.

Если в ходе проверки бухгалтерского документооборота обнаружится отсутствие архива счетов, на предприятие будет наложен штраф в размере 10 000 рублей (согласно статье 120 НК РФ). Должностное лицо, виновное в неправильной организации хранения документов, также несет наказание в виде штрафа в размере от 5 000 до 20 000 рублей.

Составленный Росархивом перечень значительно сокращен и содержит 657 типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения. Основная причина уменьшения количества позиций в Перечне – формирование различных видов переписки в единое дело.

А 18 февраля текущего года вступает в силу новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных управленческих функций, независимо от их организационно-правовых форм и формы собственности. То есть обязателен он для применения как организациями бюджетной сферы, так и иными юридическими лицами.

Для первичных документов, которые отражают формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, срок отсчета начинается с момента, когда это имущество будет полностью амортизировано в налоговом учете (письмо Минфина России от 19.01.18 № 03-03-06/1/2598).

1С-WiseAdvice использует уникальную запатентованную технологию обработки первичных документов «Процессинг». Бумажные оригиналы «первички» сразу сканируются. Бухгалтер работает только с электронной копией документа, и всегда видит, какими операциями провели это документ. Неоспоримым плюсом является возможность оперативно подготовить ответ на запрос ИФНС. Клиент по запросу может получить базу электронных документов.

Одновременно просьба сообщить на основании какого закона в «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 включено примечание «При условии проведения проверки (ревизии)», сделанное к ряду статей указанного Перечня.
В Департаменте налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрено обращение и в части срока хранения документов, установленного подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс), сообщается следующее.

3. По основным средствам — в течение четырех лет после того, как:
– компания закончит амортизировать объект;
– реализует его;
– полностью спишет убыток от его продажи
Пример:
Компания купила основное средство. Бухгалтер отнес его к третьей амортизационной группе и установил срок полезного использования равный четырем годам. Именно столько компания будет начислять износ по объекту. Тогда документы, подтверждающие первоначальную стоимость ОС, нужно хранить в течение восьми лет.

Выставленные счета срок хранения

Предположим, что срок полезного использования основного средства, который компания установила в соответствии с классификацией, составляет 10 лет. Тогда документы, которые подтверждают первоначальную стоимость этого имущества, нужно хранить в течение 14 лет. Если компания продаст этот объект с убытком после 8 лет эксплуатации, то убыток от продажи в налоговом учете надо будет равномерно относить на расходы в течение двух лет (п. 3 ст. 268 НК РФ). Но первичные документы по данному основному средству все равно нужно хранить 14 лет с момента приобретения

Для подтверждения размера убытка обязательны не только отчетность и регистры, но и первичные документы, на основании которых компания рассчитала финансовый результат за убыточный период (постановление Президиума ВАС РФ от 24 июля 2012 г. № 3546/12). Даже если налоговики уже проверяли расчет убытка в ходе выездной ревизии (письмо Минфина России от 25 мая 2012 г. № 03-03-06/1/278). Аналогичное требование действует для компаний на упрощенке (п. 7 ст. 346.18 НК РФ). На примере. Компания в 2012 году получила убыток и учитывала его в расходах с 2013 по 2015 год. В этой ситуации первичные документы за период 2012 года должны быть в наличии с 2016 по 2019 год включительно

Сроки хранения документов

Налоговая база и сумма налога определяются по окончании налогового периода (п. 1 ст. 55 НК РФ). По большинству налогов таким периодом является календарный год. Исключение составляет НДС, налоговый период по которому квартал. Таким образом, срок хранения документов, необходимых для расчета и уплаты налогов, нужно отсчитывать со дня, следующего за днем окончания налогового периода.

Аналогичные требования установлены для плательщиков единого сельскохозяйственного налога и организаций, применяющих упрощенную систему налогообложения. При переносе убытков на будущее они также обязаны хранить документы, подтверждающие размер понесенного убытка и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду. Об этом сказано в пункте 5 статьи 346.6 и пункте 7 статьи 346.18 Налогового кодекса соответственно.

Сроки хранения документов

Несмотря на развитие информационных технологий, ведение бизнеса по-прежнему тесно связано с «бумажным» документооборотом. И далеко не все задумываются о том, что документы нужно не просто разложить по папкам, но и организовать их хранение. Также необходимо понимать, что делать с бумагами, если в них больше нет необходимости, или при закрытии бизнеса. Рассмотрим, как бизнесмену правильно организовать работу с бумажными документами.

Нередки случаи, когда у компании нет помещения для хранения бумаг или же очень много документации. В такой ситуации можно воспользоваться услугами внешнего архива. Эти специализированные организации не просто предлагают место для хранения, но и проводят все необходимые мероприятия – от подшивки документов до их уничтожения.

Хранение документов в организации

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

П.п. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ установлена обязанность налогоплательщика в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

Как делают коллеги: Зачем хранят выставленные счета на оплату

«По счетам мы контролируем срок оплаты от покупателей. В договоре у нас предусмотрена санкция за просрочку платежа, а каждый раз срок оплаты устанавливаем именно в счете. Поэтому вторые экземпляры выставленных счетов у нас хранятся отдельно, – делится опытом Елена Деменюк, главный бухгалтер ЗАО «СК ГРИФОН», г. Москва. – При споре с контрагентом наш экземпляр счета может стать дополнительным доказательством. Конечно, при условии, что мы подтвердим его получение покупателем, например уведомлением о вручении заказного письма».
Так поступают: 27 процентов.

«В основном выставленные счета нам необходимы, чтобы контролировать работу менеджеров отдела продаж, которые получают процент от заключенных сделок», – поясняет Елена Шестерикова, заместитель главного бухгалтера ООО «Тали-флор», г. Москва.
Так поступают: 5 процентов.

• >Налогового кодекса РФ;
• закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»;
• приказа Росархива от 20.12.2019 № 236;
• приказа Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182;
• перечня, утвержденного Главархивом СССР от 15.08.1988;
• положения, утвержденного постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс для АО.

• меньше 5 лет после отчетного года (п. 1 ст. 29 закона 402-ФЗ) — для первичных и кассовых регистров учета;
• меньше 5 лет, начиная с года, в котором ими пользовались в последний раз. Это касается учетной политики и иных локальных актов, устанавливающих порядок, методы и способы учета на конкретном предприятии.

Поскольку торговый оборот фирмы формировался из мелкооптовых операций, количество счетов-фактур росло и достигло астрономического количества. Естественно, хранение в гаражных условиях во влажной среде с неудовлетворительной вентиляцией не пошло документам на пользу, они начали выцветать, появились потеки от влаги, некоторые символы стали плохо читаться.

Частный предприниматель Серебряков А. А. занимался посредническими торговыми операциями, но в процессе ведения бизнеса у него возникли проблемы с арендой помещений. В результате он вынужден был складировать документацию в своем гараже, поскольку иных свободных личных помещений у него не было.

Срок хранения бухгалтерских документов в организации

Обратите внимание! Госдума внесла поправки в ст. 23 и 24 НК РФ, которые увеличиают сроки хранения налогоплательщиками и налоговыми агентами данных бухгалтерского и налогового учета и документов, связанных с расчетом и уплатой налогов. Сохранять их потребуется в течение 5 лет вместо четырех.

Увеличить срок хранения бухгалтерских документов придется и в следующем случае. ООО «Ландшафтный дизайн» оказало услуги заказчику, который своевременно не оплатил выполненную работу и не отвечал на письма и претензии. Из госреестра компания исключена не была, но и долг свой не погашала. ООО «Ландшафтный дизайн» смогло учесть безнадежную дебиторку только в 2021 году, а все связанные с этой ситуацией документы организации придется хранить до конца 2026 года.

Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в организации в 2020 году: таблица

Так, для первичных учетных документов, регистров бухучета, бухотчетности и аудиторских заключений по ней отсчет пятилетнего периода начинается после соответствующего отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). А в отношении документов, связанных с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе учетной политики и средств, обеспечивающих воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, пятилетний срок считается с того года, в котором они в последний раз использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности (п. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

Пятилетний период сохранности установлен для налоговых деклараций и расчетов по всем видам налогов. Исключение — декларации ИП за период по 2002 год включительно. Их нужно хранить 75 лет (ст. 310 Перечня № 236). А вот расчет по страховым взносам нельзя уничтожать на протяжении 50 лет с момента его составления (ст. 308 Перечня № 236).

03 Апр 2021      urist46         109      

Похожие записи
• 
  Льгота у сотрудников детского сада в кемеровской области по оплате за ребенка
• 
  Цена артека в крыму 2021
• 
  Цена аренды земли 1 кв м в камышине под рекламный щит
• 
  Где провести экспертизу мёда