Как отразить в авансовом отчете возврат авиабилета
Содержание
- Командировка не состоялась из‑за коронавируса
- Как учесть электронный билет в авансовом отчете
- Как отразить в учете неустойку за возврат авиабилете в связи с изменением срока командировки
- Как отразить в авансовом отчете возврат авиабилета
- Каким образом отразить сумму по неиспользованному билету, в том числе сумму НДС, в бухгалтерском и налоговом учете? Необходимо ли удержать НДФЛ с подотчетного лица
Командировка не состоялась из‑за коронавируса
Возможность списать в расходы стоимость неиспользованных билетов или броней зависит от причины отмены командировки. Если причиной стали непреодолимые обстоятельства, например стихийные бедствия, эпидемия, закрытие транспортного сообщения, — расходы учесть можно. При отмене по вине сотрудника расходы принять нельзя.
- причины отмены командировки. Если в регионе или в другой стране ограничено посещение из-за угрозы заражения, сошлитесь на решение главы региона или рекомендации Роспотребнадзора;
- реквизиты приказа о направлении работника в командировку, который отменяется;
- порядок возврата неизрасходованных средств, а также порядок отмены брони гостиниц, возврата билетов.
5. Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 71
— сумма сбора за оформление возврата отнесена на прочие расходы (на основании авансового отчета и квитанции разных сборов (справки)). В случае отсутствия квитанции на данный сбор или расшифровки в справке, выданной при обмене билета, бухгалтеру следует составить бухгалтерскую справку, приведя в ней необходимые расчеты.
Поэтому право на вычет уплаченных сумм НДС по услугам по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно возникает не ранее налогового периода, в котором билеты будут включены работниками в отчеты о служебных командировках (см. письмо Минфина России от 20.05.2008 N 03-07-11/197).
Благодарю за ответ. Правильно ли я поняла, что если в одном кассовом чеке оплата за авиабилет «туда и обратно» общей суммой и билет «обратно» был сдан (есть чек на возврат прихода), то в авансовом отчете проводим по приходному чеку только сумму билета «туда» (общая сумма за минусом суммы возврата) плюс остальные сборы и штрафы?
Добрый день, Татьяна.
Все зависит от документов, которые предоставил подотчетник. При возврате билетов расходом будет только доп.сбор. По сути это штрафные санкции: Начисление пени и штрафов в 1С 8.3 Оплату отразите на вкладке Прочее. К авансовому отчету приложите например, квитанцию об удержании сбора, штрафа за возврат билета или другой документ подтверждающий сумму штрафа. Обмен билета -это возврат одного билета и покупка нового. То есть в авансовом отчете должно быть отражены:
— Доп.сбор (штрвф, комиссионный сбор) за возврат двух билетов;
— Купленный билет.
Как учесть электронный билет в авансовом отчете
- Для авиаперевозки:
- маршрут/квитанция (распечатка электронного документа на бумажном носителе) с указанием стоимости перелета – подтвердит расходы на приобретение билета;
- посадочный талон, который выдается при регистрации на рейс – подтвердит перелет по маршруту, указанному в билете.
Это неправильно. Ведь посредник в данном случае не должен составлять счет-фактуру на услуги по транспортировке. Об этом читайте письма Минфина России от 12.10.2010г. №03-07-09/45, от 10.03.2009г. №03-07-09/06, от 16.05.2005г. №03-04-11/112, УФНС России по г. Москве от 31.08.2009 N 16-15/090448.1, от 10.01.2008 N 19-11/603. Поэтому вычет НДС возможен только на основании БСО, то есть проездного документа.
При покупке электронного железнодорожного билета пассажиру выдается контрольный купон, являющийся выпиской из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте. Этот купон (подчеркнем, именно купон, являющийся частью электронного билета) в соответствии с п. 2 Приказа № 322 признается документом строгой отчетности, то есть БСО.
Билет, по сути, выполняет функцию договора перевозки между пассажиром и перевозчиком (п. 2 ст. 786 ГК РФ). Это в равной степени справедливо в отношении как бумажного, так и электронного документа. Преимущества электронных билетов по достоинству оценили большинство пассажиров. Ведь не нужно выстаивать очереди в железнодорожные или авиакассы, достаточно зайти на сайт (они сейчас есть и практически у всех авиакомпаний, и у РЖД) и приобрести билет, оплатив его банковской картой. Бумажный билет в таком случае не оформляется, при входе в вагон или во время регистрации на самолет надо только предъявить паспорт, данные которого представитель перевозчика сверяет с данными, содержащимися в списке пассажиров. Между тем для учета налоговых последствий приобретения электронных проездных документов бухгалтеру необходимо знать некоторые нюансы. О них мы поговорим в рамках этой статьи.
Как отразить в учете неустойку за возврат авиабилете в связи с изменением срока командировки
Работник организации был направлен в командировку, для чего организация в безналичном порядке приобрела от своего имени для работника авиабилет (в документарной форме), провозная плата по которому составила 8496 руб. (в том числе НДС 1296 руб.). Однако срок командировки был изменен, в результате чего авиабилет был сдан подотчетным лицом менее чем за 24 часа до рейса. Перевозчиком при возврате провозной платы удержана неустойка (25%), в результате чего было возвращено 6372 руб. Доходы и расходы для целей налогообложения учитываются методом начисления.
Для отражения расчетов с работниками при выдаче им под отчет денежных документов используется счет 71. Выдача авиабилета работнику для его возврата перевозчику может отражаться записью по кредиту счета 50, субсчет 50-3, в корреспонденции с дебетом счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Как отразить в авансовом отчете возврат авиабилета
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В случае отмены командировки, оформленной приказом руководителя учреждения, расходы, возникшие при приобретении авиабилета и обмене его на ваучер, должны осуществляться за счет учреждения на основании соответствующих оправдательных документов.
Законодательно порядок учета ваучеров, выдаваемых авиакомпаниями взамен неиспользованных авиабилетов в условиях пандемии коронавируса, не определен, учреждению следует разработать его самостоятельно и закрепить в учетной политике.
Ваучеры могут быть учтены учреждением в качестве денежных документов с применением счета 201 35, если они предоставлены авиакомпанией не в форме электронного документа.
Однако при приеме в кассу ваучера в качестве денежного документа или при отражении в учете расчетов по авансам с авиакомпанией в случае предоставления ваучера в форме электронного документа вполне обоснованно оформление доверенности от имени сотрудника, на которого оформлен ваучер, на передачу права приобретения билета на основании данного документа иному уполномоченному лицу учреждения. В результате передачи сотрудником права воспользоваться услугами авиакомпании у учреждения подтверждается наличие актива — контролируемого учреждением объекта учета, который возможно использовать в деятельности учреждения.
Обоснование вывода:
Из положений действующего законодательства следует, что работник направляется в служебную командировку по инициативе работодателя и в его интересах. Следовательно, любые расходы, обоснованно осуществленные работником в ходе выполнения служебного задания, производятся именно в интересах работодателя, а не работника (смотрите решение ВАС РФ от 26.01.2005 N 16141/04). Такие расходы не могут оплачиваться за счет средств работников, так как они осуществлялись на основании соответствующих решений работодателя. Работодатель обязан их возместить.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками сотрудников учреждения, устанавливаются на уровне публично-правового образования (ст. 168 ТК РФ). В то же время положениями Постановления Правительства РФ от 02.10.2002 N 729, регламентирующего порядок возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных учреждениях, не предусмотрено каких-либо особенностей возмещения командировочных расходов в случаях, когда командировка отменена работодателем.
Как правило, в случае переноса (отмены) командировки, оформленного приказом руководителя учреждения, расходы сотрудника, возникшие при приобретении и последующем возврате билетов, должны осуществляться за счет учреждения на основании авансового отчета и соответствующих оправдательных документов. При этом детальный порядок документального оформления указанных расходов в целях принятия их к бухгалтерскому учету может быть определен в рамках учетной политики учреждения.
В условиях пандемии коронавируса авиакомпании в целях сохранения финансовой устойчивости вместо возврата денежных средств за несостоявшиеся рейсы оформляют ваучеры. Ваучер выдается вместо неиспользованного проездного документа и дает право его держателю оформить другой авиабилет на ту же сумму. Помимо стоимости билета ваучер может содержать и иные финансовые параметры, такие как скидки и бонусы.
В рассматриваемой ситуации командировка не состоялась по причине отмены мероприятия в связи со сложной эпидемиологической ситуацией, то есть не по вине сотрудника. То есть возврат билета, включая все его финансовые последствия, был произведен с разрешения и ведома работодателя. Следовательно, расходы сотрудника должны быть возмещены работодателем. Если расходы на приобретение билета были осуществлены за счет выданных подотчетных сумм, у сотрудника нет обязанности по возврату стоимости неиспользованных билетов, обмененных на ваучер.
Действующее законодательство не содержит прямых указаний по порядку учета ваучеров авиакомпаний. Одним из возможных вариантов учета ваучера авиакомпании представляется его включение в состав денежных документов. Согласно п. 169 Инструкции N 157н на счете 201 35 «Денежные документы» учитываются различные денежные документы, например, оплаченные талоны на бензин и масла, на питание, оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы, почтовые марки, конверты с марками, марки государственной пошлины и т.д. Денежный документ удостоверяет право его владельца на получение определенных товаров, работ, услуг в установленной таким документом сумме. Данный перечень является открытым, соответственно, его можно продолжить в случае, если рассматриваемый документ несет в себе аналогичные свойства.
По своей экономической сути ваучер схож с документами, учитываемыми на счете 201 35 «Денежные документы», поскольку имеет номинал и является документом, удостоверяющим право держателя ваучера на приобретение авиабилета. Кроме того, с учетом планируемых изменений в Инструкции N 157н предусмотрено появление прямого указания на то, что проездные документы, кроме электронных, следует учитывать в числе денежных документов на счете 201 35 и хранить в кассе. Поскольку ваучер по существу относится к документу, гарантирующему приобретение проездного билета, имеет эквивалентную проездному билету стоимость, такой ваучер можно отнести к денежным документам и осуществлять его учет в общем порядке, предусмотренном п.п. 170-172 Инструкции N 157н, в кассе учреждения.
Вместе с тем при принятии решения учреждением об учете ваучера авиакомпании в составе денежных документов необходимо принять во внимание формат оформления ваучера. Ваучер, как и проездной документ, может быть оформлен авиакомпанией в виде электронного документа. В этом случае утрачивается его уникальность, электронный ваучер можно размножить неограниченное число раз и воспользоваться любым экземпляром. Соответственно, если ваучер предоставлен в виде электронного документа, его учет в составе денежных документов не осуществляется. Стоимость оплаченных электронных билетов целесообразно учитывать в качестве задолженности авиакомпании по оказанию услуг перевозки в составе выданных авансов на счете 206 22 «Расчеты по авансам по транспортным услугам».
Как понятно из вопроса, в рассматриваемом случае сотрудники приобретали билеты самостоятельно за счет подотчетных средств. Соответственно, ваучер авиакомпанией выдается на имя покупателя билета, то есть документ именной. Поскольку документ оформлен на физическое лицо, у учреждения нет определенности в том, что ваучер будет использован сотрудником в дальнейшем по назначению. Должностными лицами учреждения должна быть проведена классификация рассматриваемых документов в качестве актива (п. 36 Стандарта «Концептуальные основы»).
В случае если в соответствии с профессиональным суждением уполномоченных лиц ваучер будет признан активом, то такой объект учета следует отразить на балансовом учете учреждения. При приеме в кассу ваучера в качестве денежного документа или при отражении в учете расчетов по авансам с авиакомпанией в случае предоставления ваучера в форме электронного документа вполне обоснованно оформление доверенности от имени сотрудника, на которого оформлен ваучер, на передачу права приобретения билета на основании данного документа иному уполномоченному лицу учреждения. В результате передачи сотрудником права воспользоваться услугами авиакомпании у учреждения подтверждается наличие актива — контролируемого учреждением объекта учета, который возможно использовать в деятельности учреждения.
Если должностные лица выражают сомнение в отнесении ваучера к активам учреждения, например, условиями авиакомпании не предусмотрена возможность передачи ваучера другому лицу, учреждение в силу п. 332 Инструкции N 157н может предусмотреть специальный забалансовый счет в целях внутреннего контроля для учета ваучера авиакомпании по его фактической стоимости до тех пор, пока сотрудник не использует его по назначению или не уволится. Кроме того, учет оформленного в электронной форме ваучера также возможно осуществлять на дополнительно введенном забалансовом счете (п. 1 Инструкции N 157н).
В условиях отсутствия в законодательстве порядка учета ваучеров авиакомпаний учреждению необходимо самостоятельно разработать порядок учета указанных документов и закрепить его в учетной политике.
В командировочных расходах учитывается полная стоимость проездных билетов, включая стоимость проезда, сервисные сборы, плату за пользование услугами во время перелета и т.п. Указанные затраты подлежат возмещению в размере, установленном в коллективном договоре или локальном нормативном акте.
Его вы получаете в аэропорту на стойке регистрации или при онлайн регистрации и проходите с ним все предполетные процедуры. Сохранить посадочный талон после перелета очень важно. Если он будет утерян, придется очень долго договариваться с авиакомпанией, чтобы она подтвердила ваше присутствие на рейсе.
Каким образом отразить сумму по неиспользованному билету, в том числе сумму НДС, в бухгалтерском и налоговом учете? Необходимо ли удержать НДФЛ с подотчетного лица
Официальных разъяснений по данному вопросу нами не обнаружено. Иную позицию организация должна быть готова отстаивать в суде. При этом из постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 15.01.2009 N 09АП-17459/2008 следует, что наличие у налогоплательщика использованных проездных билетов не является обязательным условием для вычета НДС в отношении фактически оплаченных услуг по перевозке, но при наличии счета-фактуры.
Наряду с этим следует учитывать, что перечень расходов, которые могут быть учтены для целей налогообложения прибыли, является открытым (смотрите, например, пп. 49 п. 1 ст. 264, пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ), что означает возможность признания в налоговом учете любых затрат, отвечающих требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ и прямо не поименованных в ст. 270 НК РФ.
В форме авансового отчета с видом Закупка, расходы для отражения расходов на проезд предназначена отдельная закладка Билеты. В прежних версиях программы закладка Билеты была доступна только при настроенной интеграции с сервисом Smartway. По кнопке Заполнить программа автоматически подбирает приобретенные билеты для сотрудника, указанного в авансовом отчете, в соответствии с периодом командировки.
Для компаний, использующих сервис для управления командировками Smartway, все приобретенные компанией билеты автоматически загружаются в справочник, без необходимости ручного внесения данных. Дополнительные операции с билетами, такие как обмен или возврат, также отражаются в учете автоматически. Подробнее об упрощении учета командировок в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 и интеграции с сервисом Smartway см. в статье «Командировки в 1С: упрощение учета и интеграция со Smartway».
09 Июн 2021 urist46 72
