Как оформить возврат по жд билету по авансовму отчету

Поэтому право на вычет уплаченных сумм НДС по услугам по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно возникает не ранее налогового периода, в котором билеты будут включены работниками в отчеты о служебных командировках (см. письмо Минфина России от 20.05.2008 N 03-07-11/197).

В рассматриваемом примере после выдачи работнице билета у нее как у подотчетного лица возникает задолженность перед организацией (по дебету 71). Эту задолженность она погасит, внеся в кассу организации средства, которые она получает за возврат билетов в железнодорожной кассе.

Командировка не состоялась из‑за коронавируса

• причины отмены командировки. Если в регионе или в другой стране ограничено посещение из-за угрозы заражения, сошлитесь на решение главы региона или рекомендации Роспотребнадзора;
• реквизиты приказа о направлении работника в командировку, который отменяется;
• порядок возврата неизрасходованных средств, а также порядок отмены брони гостиниц, возврата билетов.

Деньги за билет могут не вернуть совсем или удержать штраф. Разницу между ценой покупки и суммой возврата можно списать во внереализационные расходы (пп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ). Для этого затраты должны быть подтверждены документами и связаны с деятельностью компании (письма Минфина России от 18.05.2018 № 03-03-07/33766, от 08.09.2017 № 03-03-06/1/57890).

1. наименование документа;
2. дата составления документа;
3. наименование экономического субъекта, составившего документ;
4. содержание факта хозяйственной жизни;
5. величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6. наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
7. подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Товарные накладные, которые представляются к отчету, необходимо составлять от имени организации, а не физлица-работника, иначе расходы по ним будет сложно отнести к затратам компании.

1 июля 2017 года старый порядок прекратит свое действие. При этом у предприятий сферы услуг, владельцев торговых автоматов, а также лиц, применяющих патент и ЕНВД, то есть для малого бизнеса, который не был обязан применять ККТ, будет еще целый год для перехода на новый порядок, для них он становится обязательным с 1 июля 2018 года.

Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами

Законодательство не запрещает выдавать денежные средства под отчет путем их перечисления на банковскую карту такого работника. При этом не имеет значения, личная ли это карта работника, открытая им самостоятельно, или так называемая «зарплатная» карта, оформленная на работника в рамках соглашения работодателя с банком для перечисления на нее заработной платы.

Есть нормы, в пределах которых суточные не облагаются НДФЛ и взносами: 700 руб. – для командировок по России и 2 500 руб. – для загранкомандировок (пп. 12 п. 1 ст. 264, п. 2 ст. 422 НК РФ, Письма Минфина от 16.06.2016 N 03-04-06/35135, ФСС от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985).
Суточные сверх норм облагаются НДФЛ и взносами в части превышения.

Каким образом отразить сумму по неиспользованному билету, в том числе сумму НДС, в бухгалтерском и налоговом учете? Необходимо ли удержать НДФЛ с подотчетного лица

На основании ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется возмещение связанных с ней расходов. В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. При этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации-работодателя (ст. 168 ТК РФ).

Считаем, что в данном случае организации целесообразно документально подтвердить не только сам факт осуществления расходов, но и их обоснованность (экономическую оправданность). Перечень таких документов является открытым. В частности, полагаем, что организации целесообразно обосновать нецелесообразность (невозможность) возврата неиспользованного билета.

• переводом с банковского счета или карты — деньги вернутся на соответствующий счет или карту в течение 30 календарных дней.
• подарочным сертификатом — в течение 30 дней будет выпущен новый подарочный сертификат, номинал которого будет равен стоимости невостребованного билета за вычетом сервисного сбора за возврат.
• подарочным сертификатом и банковской картой одновременно – будет выпущен новый подарочный сертификат на сумму, уплаченную за билет сертификатом, на банковскую карту вернутся доплаченные за возвращенный билет средства за вычетом сервисного сбора за оформление возврата. Если суммы средств, подлежащих возврату на банковскую карту недостаточно для взимания сервисного сбора за возврат билета, соответствующая сумма будет взыскана с номинала вновь выпущенного подарочного сертификата.

1. Билет покупался не в кассе железнодорожной станции, а на сайте https://kassa.su.
2. Оплата проезда осуществлялась с помощью банковской карты.
3. В кассе вокзала не был оформлен бумажный экземпляр билета.
4. В случае прохождения электронной регистрации остался час до отправки поезда с начальной станции маршрута. Если процедура электронной регистрации не проводилась, то должно оставаться не менее часа до отправления поезда со станции посадки пассажира по билету.

Как оформить отмену командировки в связи с коронавирусом

Даже если работник не поехал в командировку, компания все равно несет фактические расходы, которые чаще всего полностью возместить нельзя. При возврате ж/д и авиабилетов чаще всего возвращается неполная сумма — удерживаются сервисные сборы и сборы за возврат. Если билеты невозвратные, их стоимость и вовсе нельзя вернуть (за исключением случаев, если перевозчик сам отменил рейс).

Примечание: если командировка переносится на небольшой срок (например, несколько дней), возвращать суточные необязательно — все равно уже скоро они понадобятся работнику. Авиабилеты можно не сдавать, а обменять на новые даты (если позволяет тариф). Такую возможность предоставляют многие авиакомпании. Часто это выгоднее, чем сдать билет и и приобрести новый. Что касается ж/д билетов, то их обменять не получится — только купить другие.

Новый порядок учета билетов и ваучеров на проезд авиа- и железнодорожным транспортом

Если учреждение осуществляет приобретение электронных билетов для нужд учреждения по договору или через подотчетное лицо, уполномоченное осуществить покупку электронных билетов от имени организации, такую закупку можно отражать в учете следующим образом:

Подотчетное лицо от имени учреждения (по доверенности) приобрело у авиа- или железнодорожной компании электронные билеты. Аванс перечислен с лицевого счета учреждения на дебетовую карту, выданную сотруднику, оплата произведена сотрудником с использованием дебетовой карты.

Часто задаваемые вопросы

При возврате неиспользованных электронных билетов в период от 20 минут до 3 часов после отправления поезда на станции отправления пассажира, при условии личной явки в билетную кассу и предъявления документа, удостоверяющего личность, указанного в электронном билете, денежные расчеты осуществляются на карту плательщика.

• не позднее, чем за 8 часов до отправления поезда – полная стоимость билета;
• менее чем за 8 часов, но не позднее, чем за 2 часа до отправления поезда – 50% стоимости билета;
• менее чем за 2 часа до отправления поезда стоимость билета не возвращается.

Учет электронных проездных билетов в «1С: Бухгалтерии 8»

Напомним, что счет 76.14 «Приобретение билетов для командировок» специально предназначен для учета приобретенных организацией билетов для командированных сотрудников в валюте РФ. Аналитический учет ведется по каждому командированному сотруднику (субконто Работники организаций) и билету (субконто Билеты). Каждый сотрудник является элементом справочника Физические лица, а каждый билет — элементом справочника Билеты.

Для компаний, использующих сервис для управления командировками Smartway, все приобретенные компанией билеты автоматически загружаются в справочник, без необходимости ручного внесения данных. Дополнительные операции с билетами, такие как обмен или возврат, также отражаются в учете автоматически. Подробнее об упрощении учета командировок в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 и интеграции с сервисом Smartway см. в статье «Командировки в 1С: упрощение учета и интеграция со Smartway».

Командированный перечисляет все документы, которые подтверждают командировочные расходы: билеты, кассовые чеки, счета-фактуры, договор аренды и т.д. Для каждого документа прописывает наименование и сумму трат. Важно, чтобы суммы, указанные в чеках и других документах, совпадали с данными в таблице. Чеки и билеты должны быть прикреплены к отчету.

Для подтверждения проживания распечатывают бронь гостиницы, прикладывают счет из гостиницы и кассовый чек, а если у владельца нет кассовой машины, то счет-фактуру — квитанцию, заполненную от руки и заверенную печатью. Если командированный снимал частную квартиру, ему нужно получить подписанный хозяином договор и акт об оказанной услуге, в которых прописаны сроки проживания и сумма оплаты.

В соответствии со ст.168 Трудового кодекса РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению, утвержденными Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, на субсчете 50-3 «Денежные документы» к счету 50 «Касса» учитываются, в частности, находящиеся в кассе организации оплаченные железнодорожные билеты в сумме фактических затрат на их приобретение (без учета НДС). Получение железнодорожных билетов от фирмы, занимающейся их продажей, отражается записью по дебету счета 50, субсчет 50-3, в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». При этом сумма НДС, предъявленная фирмой при продаже билета, отражается по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» в корреспонденции со счетом 60.
При перечислении оплаты за билеты производится запись по дебету счета 60 и кредиту счета 51 «Расчетные счета».
Выдача железнодорожного билета командированному сотруднику отражается в бухгалтерском учете записью по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции с кредитом счета 50, субсчет 50-3.
Согласно Уставу железнодорожного транспорта Российской Федерации, утвержденному Федеральным законом от 10.01.2003 N 18-ФЗ, при возврате неиспользованного проездного документа (билета) для проезда в поезде дальнего следования пассажир имеет право:
не позднее чем за восемь часов до отправления поезда получить обратно стоимость проезда, состоящую из стоимости билета и стоимости плацкарты;
менее чем за восемь часов, но не позднее чем за два часа до отправления поезда получить стоимость билета и 50 процентов стоимости плацкарты;
менее чем за два часа до отправления поезда получить обратно стоимость билета. Стоимость плацкарты в таком случае не выплачивается.
Возврат причитающихся сумм за неиспользованные проездные документы (билеты) осуществляется в порядке, определенном правилами перевозок пассажиров, багажа, грузобагажа железнодорожным транспортом (ст.83 Устава).
Во всех случаях возврата денег за неиспользованные проездные документы (билеты) и несостоявшуюся перевозку багажа все проездные документы (билеты) и квитанции доплат остаются у железной дороги или на станции и служат основанием для выплаты платежей (п.61 Правил перевозок пассажиров, багажа и грузобагажа на федеральном железнодорожном транспорте, утвержденных Приказом МПС России от 26.07.2002 N 30). Кроме того, за операцию по оформлению возврата денег за неиспользованный проездной документ (билет) взимается сбор в размере, установленном МПС России (п.157 Правил).
Расчеты с подотчетными лицами регламентированы п.11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22.09.1993 N 40. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. В рассматриваемой ситуации сотрудник, вернувшийся из командировки, в течение 3 рабочих дней представляет в бухгалтерию организации Авансовый отчет (Унифицированная форма N АО-1, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55), к которому прикладывает приобретенный взамен сданного железнодорожный билет, а также объяснительную записку, в которой указывает сумму, полученную за сданный билет, и причину, вызвавшую необходимость возврата выданного ему железнодорожного билета в кассу вокзала.
В рассматриваемой ситуации сотрудник взамен сданного билета приобретает в кассе вокзала другой, причем сумма НДС в билете не выделена отдельной строкой.
Пунктом 7 ст.171 Налогового кодекса РФ установлено, что вычетам подлежат суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки, в частности расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно. При этом в соответствии с п.1 ст.172 НК РФ налоговые вычеты, предусмотренные ст.171 НК РФ, производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг), документов, подтверждающих фактическую уплату сумм налога, документов, подтверждающих уплату сумм налога, удержанного налоговыми агентами, либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных п.п.3, 6 — 8 ст.171 НК РФ. Основанием для вычета сумм НДС, уплаченных за проезд к месту служебной командировки и обратно, при приобретении за наличный расчет подотчетными лицами проездных документов (билетов) к месту служебной командировки и обратно (пункты отправления и назначения которых находятся на территории Российской Федерации) является сумма налога, выделенная в проездном документе (билете) отдельной строкой (Письмо МНС России от 04.12.2003 N 03-1-08/3527/13-АТ995 «О налоговых вычетах по НДС при командировках». В том случае, если в расчетных документах нет ссылки на предъявленные налогоплательщику суммы НДС, вся сумма, указанная в этих документах, включается в состав расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль. Следовательно, если в билетах, подтверждающих стоимость проезда сотрудника из командировки к месту постоянной работы, нет указаний о предъявлении налогоплательщику к уплате суммы НДС, то данные расходы на основании пп.12 п.1 ст.264 НК РФ в полной сумме относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией. Такая позиция МНС России содержится в упомянутом Письме.
В бухгалтерском учете расходы организации на командировку сотрудника отдела сбыта признаются расходами по обычным видам деятельности, как расходы, связанные с продажей продукции (п.5 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).
На основании авансового отчета в бухгалтерском учете организации производится запись по дебету счета 44 «Расходы на продажу» и кредиту счета 71 на стоимость приобретенного сотрудником за наличный расчет билета.
Разница между фактической стоимостью (без НДС) обратного билета, приобретенного организацией для командированного сотрудника, и суммой, полученной сотрудником при сдаче этого билета, состоит из сервисного сбора, части стоимости проезда, удержанной при возврате билета менее чем за восемь часов до отправления поезда, и сбора за операцию по оформлению возврата денег. Указанная сумма разницы в бухгалтерском учете признается прочим внереализационным расходом (п.12 ПБУ 10/99) и отражается по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-2 «Прочие расходы», и кредиту счета 71.
Сумма НДС, уплаченная фирме-продавцу при приобретении железнодорожного билета, впоследствии возвращенного в кассу вокзала, не может быть принята к вычету, так как услуга по перевозке пассажира — сотрудника организации не была оказана и, следовательно, не выполняется условие п.1 ст.172 НК РФ для принятия к вычету сумм НДС по товарам (работам, услугам). Указанная сумма НДС признается прочим внереализационным расходом организации (п.12 ПБУ 10/99) и списывается в дебет счета 91, субсчет 91-2, с кредита счета 19.
Для целей налогообложения прибыли согласно п.1 ст.252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) организацией. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Поскольку в рассматриваемой ситуации сотрудником организации документально не подтверждена сумма, полученная им за сданный билет, по нашему мнению, сумма разницы между фактической стоимостью сданного билета (с НДС) и заявленной сотрудником суммой, полученной за билет, не может быть признана расходом, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль.
В этом случае в соответствии с п.п.4, 6, 7 Положения по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль» ПБУ 18/02, утвержденного Приказом Минфина России от 19.11.2002 N 114н, возникает постоянная разница, отражаемая обособленно в аналитическом учете и приводящая к возникновению постоянного налогового обязательства. Постоянное налоговое обязательство признается организацией в том отчетном периоде, в котором возникает постоянная разница, и равняется величине, определяемой как произведение постоянной разницы, возникшей в отчетном периоде, на ставку налога на прибыль, установленную законодательством Российской Федерации о налогах и сборах и действующую на отчетную дату. Постоянные налоговые обязательства отражаются в бухгалтерском учете на счете 99 «Прибыли и убытки» (субсчет «Постоянное налоговое обязательство») в корреспонденции с кредитом счета 68 «Расчеты по налогам и сборам».
После утверждения авансового отчета сотрудника ему выплачивается перерасход в сумме разницы между стоимостью приобретенного им билета и суммой, полученной при возврате билета, приобретенного организацией. При этом производится запись по дебету счета 71 в корреспонденции со счетом 50, субсчет 50-1 «Касса организации».

Сотрудник отдела сбыта организации направлен в служебную командировку. Железнодорожные билеты в оба конца оплачены по безналичному расчету фирме, занимающейся их продажей. При этом стоимость обратного билета составляла 1771 руб., в том числе НДС 270,15 руб., плюс сервисный сбор и комиссия — 259 руб., в том числе НДС 39,51 руб. В связи с возникшей производственной необходимостью сотрудник был вынужден задержаться, поэтому сдал обратный билет в кассу вокзала и купил другой на тот же день, но на более позднее время. В соответствии с объяснительной запиской сотрудника за сданный билет он получил 1073 руб. Стоимость купленного взамен билета составила 1543 руб.(НДС не выделен в билете отдельной строкой). Как отразить указанные операции в бухгалтерском и налоговом учете?

Так что если в проездном документе сумма НДС не выделена, принять налог к вычету не получится, даже если агент вам предоставил счет-фактуру. Если же в билете указана сумма НДС, зарегистрируйте в книге покупок именно этот документ, а не счет-фактуру посредника.

Что касается НДФЛ, то чиновники считают, что при потере посадочного талона маршрут/квитанции достаточно, чтобы не удерживать НДФЛ (Письмо Минфина от 21.03.2011г. №03-04-06/6-49, от 06.03.2012г. №03-04-06/3-57). Почему для налога на прибыль данный вывод чиновников не работает, остается загадкой…

Траты по отмененной командировке включаются предприятием в состав прочих расходов. Читайте также статью: → “Учет командировочных расходов: документы, налоговый и бухучет». Если лицо подтвердило документально произведенные расходы, их считают обоснованными и связанными с ведением деятельности. Необходимости в корректировке НДС при возврате билетов не возникает в связи с отсутствием записи в учете при приобретении билета подотчетным лицом до представления отчетности.

На момент приобретения билета у лица не возникает получение услуги. Документ свидетельствует о заключении договора перевозки. Отражение в расходах билетов осуществляется после получения услуги по договору. В стандартном варианте датой признания в расходах является день утверждения авансового отчета. Читайте также статью: → “Авансовый отчет АО-1(скачать образец, бланк форма АО-1)».

Как в авансовом отчете отразить расходы на проезд

В коммерческих организациях авансовый отчет составляется по унифицированной форме АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, или по самостоятельно разработанной форме (ч. 2, 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

• работник заполняет графы 1 — 6 оборотной стороны авансового отчета, указывая в них наименование, номера и даты документов, подтверждающих фактические расходы на проезд, а также суммы затрат по ним. Перечисленные документы нужно пронумеровать в порядке, соответствующем записям в отчете, и приложить к нему. Работник должен подписать авансовый отчет на оборотной стороне, расшифровать подпись и предъявить авансовый отчет с приложенными документами главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) (абз. 2 пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У, п. 26 Положения N 749, абз. 4 Указаний по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет» (форма АО-1), утв. Постановлением Госкомстата России N 55);

23 мая 2021      urist46         130      

Похожие записи
• 
  Как проверить на госуслугах оплату пошлины
• 
  Выписка из домовой книги мытищи матросова 6а график работы
• 
  Какого числа переводят государственную социальную степендию
• 
  Где провести экспертизу мёда